2.6

Sonderfunktionen

Import und Export von Personalfällen

Damit ist   n i c h t   der Export von Berechnungsergebnissen des Programms in andere Programme wie zum Beispiel Excel gemeint. Dies ist unter  "Export nach Excel" beschrieben. 

Sie können Personalfälle aus einem anderen Programm maschinell importieren, wenn dieses Programm seine Personalfälle in einer bestimmten Form in eine Text-Datei exportieren kann. Haben Sie z.B. eine Personalliste mit den wichtigsten Grunddaten, können Sie diese Werte importieren und das Programm den Arbeitgeberaufwand sehr genau berechnen lassen.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie das Importfenster unter „Personalfälle/Importieren von Personalfällen“.

2. Wählen Sie in der Auswahlbox „Datensatzaufbau“ ein Format aus, in dem das fremde Programm die Daten bereitstellen kann. Derzeit ist nur ein Format vorbereitet. Neue Formate werden auf Wunsch gerne angelegt. Die Programmierung ist kostenlos, wenn das Format einem größeren Nutzerkreis zugute kommt.

3. Wenn Sie die weiteren Vorgaben „Importieren nach“ und „Einfügen ab Datensatz“ eingestellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Importieren“.

Das Programm führt dann folgende Aktionen aus:

1. Es stellt alle vorhandenen Datensätze ab dem Start-Datensatz von Januar bis Dezember in den Arbeitsebenen INFO, PLAN und REAL auf die Grundstellung zurück. Darin bisher enthaltene Daten gehen verloren. Falls keine Datensätze vorhanden sind, wird die erforderliche Anzahl mit der Grundstellung angelegt.

2. Der Reihe nach wird für jeden importierten Datensatz ein neuer Personalfall angelegt. Aus dem importierten Datensatz wird der Monat abgefragt, für den dieser Datensatz gilt. Gilt der Datensatz für Januar, erstellt das Programm mit den importierten Daten Gehaltsberechnungen für Januar bis Dezember. Ist ein späterer Monat angeben, belässt das Programm die Vormonate in der Grundstellung (ohne Bezüge) und rechnet die Gehälter erst ab dem angegebenen Monat bis Dezember hoch.           

3. Kopieren Sie die Export-Datei des anderen Programms in Ihr Programmverzeichnis (z.B. „User001" und benennen Sie dort diese Datei um in „IMPORT.txt".

Die genannten Vorgänge benötigen für jeden Personalfall mehrere Sekunden, weil für jeden Personalfall bis zu 72 Monate zu berechnen sind (Grundstellung in INFO, PLAN, REAL für Januar bis Dezember, Gehaltsberechnung in INFO, PLAN, REAL für die Monate ab Startmonat bis Dezember). Aus diesem Grund wird zur Orientierung im Importfenster angezeigt, welcher Datensatz bereits importiert worden ist und wann der gesamte Vorgang abgeschlossen ist.

Danach können die importierten Personalfälle im Hauptfenster bearbeitet werden, z.B. durch die Eingabe von Beförderungen, Veränderungen des Ortszuschlags, Beendigung des Dienstverhältnisses). Danach stehen die Ergebnisse, z.B. der Arbeitgeberaufwand zum Export bereit. Sie finden Exportfunktionen nach Excel in den Fenstern für bestimmte Auswertungen (AN-Ansicht, AG-Sicht, Kostenstellen). Unter „Daten/Exportieren von Personalfällen“ finden Sie eine Exportfunktion für die Verwendung der Daten in anderen Programmen. Auch hier werden neue Formate auf Wunsch gerne angelegt.

Eine Import- und Exportfunktion wurde bisher nur von der HIS (Hochschul-Informations-Systeme) nachgefragt. Diese Funktion ist in der Menüzeile unter "Personaldaten / Import von Personalfällen" aufrufbar. Hochschulen lagern ihre Stellenplandaten in eine Textdatei aus, die dann in das Gehaltsberechnungsprogramm importiert wird. Das Gehaltsprogramm legt damit Personalfälle an und berücksichtigt dabei automatisch aufgrund des Besoldungs-/Vergütungsdienstalters oder des Einstellungsdatums die normalen Aufstiege in den Entgeltstufen. Beförderungen und sonstige Besonderheiten können manuell nachbearbeitet werden. Anschließend können die so berechneten Personalkosten detailliert in das Hochschulsystem zurück übertragen werden. Auf diese Weise erhalten die Hochschulen auf einfache Weise eine exakte Personalkostenberechnung.