2.4
Planung und Abrechnung
Arbeit in mehreren Jahren
Angenommen, Sie haben Verwendungsnachweise zu prüfen für verschiedene Privatschulen, wobei die zu prüfenden Jahrgänge für jede Schule unterschiedlich sein können. Es ist dann schwierig, die Daten aus einem Vorjahr in die nächste Programmversion zu übernehmen, ohne dabei bereits übernommene Daten einer anderen Schule zu überschreiben. Hierfür wird anhand eines Beispiels folgendes Vorgehen vorgeschlagen:
Erstmalige Bearbeitung
1. Wenn Sie mit der Programmversion 2006 den Jahrgang 2005 der Schule A überprüft haben, kopieren Sie das Verzeichnis User001 in einen Ordner C:\Programme\Schularchiv" und benennen dann dort das Verzeichnis "User001" um in "Schule-A-G2006-2005". Die erste Jahreszahl gibt dabei an, mit welcher Programmversion die Daten bearbeitet wurden; die zweite Jahreszahl bezeichnet den geprüften Jahrgang.
2. Wenn Sie mit der Programmversion 2007 den Jahrgang 2005 der Schule B überprüft haben, kopieren Sie das Verzeichnis User001 in einen Ordner C:\Programme\Schularchiv" und benennen dann dort das Verzeichnis "User001" um in "Schule-B-G2007-2005". Die erste Jahreszahl gibt dabei an, mit welcher Programmversion die Daten bearbeitet wurden; die zweite Jahreszahl bezeichnet den geprüften Jahrgang.
usw.
Bearbeitung des Folgejahrgangs
A. Prüfung des Verwendungsnachweises für 2006 der Schule A
| 1. | Sie erkennen am Dateinamen "C:\Programme\Schularchiv\Schule-A-G2006-2005", dass die Daten der Schule A letztmals mit der Version 2006 bearbeitet worden sind. Inzwischen steht die weiterentwickelte Version 2007 zur Verfügung. Kopieren Sie das Verzeichnis "Schule-A-G2006-2005 in das Programmverzeichnis der Version 2006 und benennen Sie es dort um in "User001". (Zuvor muss natürlich das dortige Verzeichnis "User001" in das Verzeichnis "Schularchiv" verschoben und inhaltsgemäß umbenannt worden sein). |
| 2. | Starten Sie die Version 2007
und übernehmen Sie dort unter "Menüzeile/Daten/ Datenübernahme aus
Version 2006" die Daten aus der Version 2006 in die Version 2007.
Führen Sie nur die ersten beiden Schritte aus (I. Verzeichnis übernehmen, (es werden nicht nur die Daten des Jahres 2006 sondern die Daten aller Vorjahre übernommen) II. Kostenstellen übernehmen) Anstelle von Schritt III (Dezember 2006 nach Januar 2007) führen Sie folgendes Makro aus: "Menüzeile / Pers.Daten Dez 2005 nach Januar 2006" |
| 3. | Überarbeiten Sie nun die Personaldaten für das Jahr 2006. |
| 4. | Danach archivieren Sie die fertig überarbeiteten Daten des Jahres 2006, indem Sie das Verzeichnis User001 in das Verzeichnis "C:\Programme\Schularchiv" kopieren und dort umbenennen in "Schule-A-G2007-2006" |
B. Prüfung des Verwendungsnachweises für 2006 der Schule B
| 1.a | Sie erkennen am Dateinamen "C:\Programme\Schularchiv\SchuleB-G2007-2005", dass die Daten zuletzt mit der Version 2007 bearbeitet worden sind. Inzwischen steht die weiterentwickelte Version 2008 zur Verfügung. Da diese Version jedoch das Jahr 2005 nicht mehr umfasst ist folgender Zwischenschritt erforderlich. |
| 1.b | Kopieren Sie das Verzeichnis "Schule-B-G2007-2005 in das Programmverzeichnis der Version 2007 und benennen Sie es dort um in "User001". (Zuvor muss natürlich das dortige Verzeichnis "User001" in das Verzeichnis "Schularchiv" verschoben und inhaltsgemäß umbenannt worden sein). |
| 1.c | Starten Sie die Version 2007 und führen Sie folgendes Makro aus: "Menüzeile/Daten/Personaldaten Dezember 2005 nach Januar 2006" |
| 2. | Starten Sie die Version
2008 und
übernehmen Sie dort unter "Menüzeile/Daten/ Datenübernahme aus Version
2007" die Daten aus der Version 2007 in die Version 2008. Führen Sie nur
die ersten beiden Schritte aus (I. Verzeichnis übernehmen, II. Kostenstellen übernehmen) Schritt III ist nicht erforderlich, da die Daten des Jahres 2005 bereits mit Nr. 1c nach 2006 fortgeschrieben und in dieser Form übernommen worden sind. |
| 3. | Überarbeiten Sie nun die Personaldaten für das Jahr 2006. |
| 4. | Danach archivieren Sie die fertig überarbeiteten Daten des Jahres 2006, indem Sie das Verzeichnis User001 der Version 2008 in das Verzeichnis "C:\Programme\Schularchiv" kopieren und dort umbenennen in "Schule-A-G2008-2006" |
Auf diese Weise ist es auch möglich, die Unterverzeichnisse des "Schularchivs" einzeln auf die PCs der Sachbearbeiter zu verteilen, z.B. in Vertretungsfällen oder wenn Veränderungen des Aufgabengebiets eingetreten sind.